1. 수집 (collect)

2. 처리 (Proecess)

3. 정리 (Origanize)

5. 실행 (Do)

GTD 과정을 지금까지 잘 따라 왔다면~ 행동을 하는 일만 남았습니다. 그렇죠?

열린고리가 수집되었고 (수집), 일정한 룰에 따라서 분류 및 다음행동을 정의하였고 (처리), 각 상황에 맞는 다양한 컨텍스트를 세분화하여 설정(정리)하였고, GTD 전체를 검토하였습니다.

어떤 일을 선택하여 우선적으로 처리 할 것인가?

그럼 이제부터 실제 행동으로 옮겨서 일을 처리하는 방법들을 알아봅시다. GTD 의 5단계인 실행(Do)에서 가장 중요한 질문은 어떤 일을 선택하여 우선적으로 처리 할 것인가?  입니다. 우리 앞에는 이미 수 많은 다음행동 (Next Action)들이 적혀 있는 리스트가 있는데.... 어떤 일을 먼저 처리 할까요?

일을 처리 할때 제일 먼저, 현재 자신의 컨텍스트(상황)을 고려하여 처리 할 일을 선택하라고 합니다. 뭐 이건~ 두 말할 필요없이 당연한 얘기입니다. 자신이 사무실에 있다면 반드시 사무실에서 처리해야 되는 일을 먼저 선택하여 처리하라는 말이죠. GTD 3단계 정리 (Organize) 단계에서 컨텍스트를 잘 설정했다면..... 틀림없이 "@Office" 같은 컨텍스트가 있겠죠? 그렇다면 @Office 컨텍스트에 등록된 일부터 선정하여 처리합니다.

두번째로, 시간의 가용성을 봐서 처리 할 일을 선택하라고 합니다. 예를들어 20분 후에 동료들과 업무 미팅이 시작되는데.... 새로운 프로젝트 기획일을 시작하는건 좀 무리가 있겠죠? 이런 경우라면~ @Call 같은 컨텍스트 리스트를 참조하여 전화를 한 다던가 아니면 @Agenda 같은 컨텍스트를 보면서 미팅 참석을 준비하는것이 훨씬 더 효과적인 선택이 됩니다.

세번째로 고려해야 할 사항은 육체적 정신적 에너지의 가용성을 봐서 처리 할 일을 선택하라고 합니다. 예를들어서 하루종일 예산관련 회의를 하고 난 다음 바로 영업 성과 분석같은 에너지를 요하는 하는것은 바람직하지 않은것이죠.  많은 에너지를 소비하는 일 다음에는 비교적 가볍고 빨리 끝 낼 수 있는 일을 선택하여 처리하는게 효율적이란거죠.

마지막으로 우선 처리 일을 선택 할때의 기준이 "중요성"입니다. 일의 중요성의 판단은 각자가 알아서 할 수 밖에 없습니다. 자신의 책임, 목표, 가치 등을 고려하여 우선 순위를 매기고 우선 순위 일을 처리합니다.

예상치 못 한 일들이 갑자기 생기는 경우?

GTD 저자 데이비드 알렌은 일상적인 일들을 세가지로 구분을 하고 있는데.... 

• 사전 정의된 일 처리 ( Doing predefied work )
  
• 일이 나타나는 순간 바로 처리 ( Doing work as it shows up )
  
• 새로운 일을 정의하기 (Defining your work)

이론 적으론, 체계적으로 잘 작성된 다음행동 리스트를 보면서 하나씩 일을 해나가면 다 해결 될 듯 처럼 보이지만 현실 세계에서는..... 일상적으로 일을 하다보면 예기치 못한 뜻 밖의 일들 (Surprises)이 항상 발생하게 됩니다. 이럴 경우 세번째인 새로운 일 정의하기가 소홀해 질 수 있음을 경고합니다.

대부분의 사람들이 자신의 GTD 시스템을 유지하면서 사전 정의된 일처리는 무리없이 처리가 되는데... 갑자기 등장하는 뜻 밖의 급한 일들이 발생이 되면 그 일을 처리(Process), 정리(organize) 과정없이 바로 그 일을 먼저 처리하려는 경향이 있다고 합니다. 이런 상황에서  또 다른 새로운 급한 일이 생기게 되고 ...이전에 발생했던 급한 일은 다 처리도 못하고 새롭게 등장한 일 거리에 매달리게 되며.... 급기야 "바 빠 죽겠다" 모드로 돌입하게 되고~ 처리되지 못 한 일들에 대한 스트레스가 쌓이게 되는 것이죠.

GTD 저자는 급한일이 생겨서 사전에 정의된 일 처리가 미뤄질  경우....  자신이 처리해야 하지만 현재 하지 않고 있는 일을  정확하게 인지하고 있어야만 기존의 일처리가 늦어지는것에 대해서 스트레스를 받지 않는다고 합니다.

이렇게 되려면~ 항상 갑작스레 등장하는 예상치 못한 일(Surprises) 들도 바로 그 일의 처리를 위해 몰입하기 보다는 가능한 수집-처리-정리 단계를 거쳐서 행동 리스트에 기입하는 절차를 밟으라고 역설하고 있습니다.

GTD 시스템에 잘 적응된 사람 ( 책에서는 블랙밸트 레벨 이라고 함 ^^;)은 어떤 일을 처리하다가 다른 급한 일이 생기면 그 일이 끝나자 마자 다시 기존에 하던 일로 바로 돌아와서 즉각적으로 일을 계속 진행 할 수 있다고 합니다. 다들 경험이 있으시겠지만~ 이일을 하다가 저 일로 옮겨가려면 항상 버퍼가 있기 마련이죠.^^;   GTD 유단자 (블랙벨트 레벨)이 되어 보고 싶군요.

일의 검토를 위한 6단계 모델?

GTD 시스템은 장기적인 비전에 대한 설정이나 목표를 설정하는 방법 등을 제시 하지는 않습니다. 항상 현재 주어진 일들을 효과적으로 처리 하는 방법론을 말하고 있죠. 그렇다고 해서.... 장기적인 목표와 비전에 대한 내용이 전혀 없는것은 아닙니다.

먼 저, GTD 에서는 일과 인생을 6단계로 나눠서...비행기의 고도와 연관지어 설명을 하고 있습니다.

[The Six Level Model for Reviewing your own work]

위 고도 모형에서 강조하는 것은.....하위 레벨의 완벽한 통제(control)와 유지없이 결고 상위 레벨에 대한 관리는 현실적으로 불가능하다고 말하고 있습니다. 하위 레벨(특히 활주로와 10,000 피트 레벨)의 일들을 잘 통제하고 관리 했을 때 보다 큰 여유와 에너지가 생기고 이를 통해서 더 큰 일을 해 나갈 수 있다고 강조합니다.

[ GTD Bottom Up 방식 일처리 ]

하위 단계부터 하나씩 하나씩 일처리를 하면서 자신의 통제권 안에 넣고 차츰 차츰 큰 일들을 자신이 능동적으로 관리하여 종국에는 자신의 인생 전체를 자신의 통제권안에 넣고 자신의 존재의 이유에 대한 답을 발견해나가는 과정 ~ 이것이 GTD 의  장기적인 비전과 목표에 달성에 대한 관점입니다.

GTD 가 복잡하다?

이렇게 해서~ GTD workflow 에 대해서 전부 다 알아 봤습니다. 어떻게 느끼셨나요?

수집, 분류하고 세분화하는 과정이 너무 복잡하고 느껴 지시나요? ^^;  전 처음에 그렇게 느꼈거든요. 그러나 실제로 GTD 를 현실에서 적용을 해보면.... 매우 간단합니다. 수집함에 있는거 꺼내서 처리하고 정리하는데... 거의 10 초 안에 다 끝납니다. 수집함에 잔뜩 쌓여있어도 10분 정도면 대부분 처리되거나 리스트에 기록되어집니다.

또 기존의 업무 패턴을 많이 바꿔야 하는거 아니냐구요?  제 관점에선....바꾸실거 거의 없습니다. ^^; 제 개인적 견해로는 GTD 의 가장 우수한 점은 기존 자신의 생활 습관을 바꾸지 않고도 어느정도 GTD 시스템을 갖출 수 있다는것입니다. 원래 Gmail, 아이팟터치 를 사용하고 있었는데..... 그냥 사용하던거의 사용 형태를 살짝 수정하는 정도로도 우수한 GTD 시스템을 유지 할 수 있어서 생활 습관 변경을 위한 사투(?) 같은게 전혀 없네요. 예전에 이런 저런 일정관리 시스템을 도입시도 했다가 항상 실패 했던 원인도 여기에 있었죠.

만약, 일정관리를 해야되겠다고 느끼신다면....GTD 시도 해볼 만 한 가치가 충분히 있습니다. 추천 드리고 싶어요.

다음 글에서는 GTD 에서 강조하는 프로젝트 기획 및 관리 기법에 대해서 같이 공부해봅시다. ^^;